1 - Obter a "Proforma Invoice"

A Proforma Invoice é um orçamento oficial emitido pelo exportador, ou por seu representante no Brasil, e que registra a intenção de compra e venda. Na Proforma Invoice devem constar todas as informações técnicas relacionadas à operação comercial internacional a ser efetivada entre vendedor (exportador) e comprador (importador).

O processo de importação tem início quando o importador entra em contato com o exportador para negociar as mercadorias que deseja importar. Essa negociação determina:

  • O preço dos itens;
  • A forma de pagamento;
  • A forma de envio;
  • Outras informações, como disponibilidade de suporte técnico, garantia, etc.

Para obter a Proforma Invoice, pode-se utilizar o seguinte modelo de e-mail para enviar ao fornecedor:

Pedindo a Proforma Invoice

Veja um modelo de e-mail em inglês para fazer o pedido da Proforma Invoice ao fornecedor de modo que todos os dados necessários para o restante do processo estejam corretamente discriminados.


Modelo de pedido de Proforma Invoice

Esteja ciente que erros ou faltas de informações obrigatórias na Fatura Proforma são de responsabilidade do Importador.

Itens que deverão constar na Proforma Invoice:

  • Nome do Importador (Comprador);
  • Nome do Exportador (Vendedor) -  (obrigatórios: nome; endereço; fax; telefone e dados bancários);
  • Nome do Representante, caso haja (obrigatórios: nome; endereço; fax; telefone, dados bancários e valor da comissão a que faz jus) ou informar sua inexistência;
  • Discriminação completa por item de cada material a ser importado;
  • Quantidade por item de cada material a ser importado;
  • Preços unitário e total por item e moeda da transação;
  • Nome do fabricante de cada item e endereço completo;
  • Despesas diversas, como a discriminação separada dos preços da embalagem, manuseio,  documentação e  frete interno;
  • Condição de venda (Incoterms), especificando o local de entrega das mercadorias;
  • Peso líquido por item;
  • País de origem e de procedência dos bens;
  • Aeroporto/Porto de embarque;
  • Modalidades de pagamento;
  • Prazo de previsão de embarque do material;
  • Prazo de validade da fatura Proforma;
  • Aeroporto/Porto de destino.
  • Garantias da mercadoria.

Exemplo de uma Proforma Invoice

Veja um exemplo de uma Proforma Invoice obtida. Este exemplo será utilizado ao longo deste tutorial para apresentar todos os documentos necessários para o processo.

Exemplo de uma Proforma Invoice

Atenção

A Proforma Invoice tem validade. Atente-se  para que ela não perca a validade antes de algum prazo do processo (por exemplo, prazo de órgãos anuentes). Requisite ao exportador uma validade para a Proforma Invoice maior do que a tradicional (Recomenda-se pedir pelo menos 90 dias de validade).

Alguns fornecedores (exportadores) podem fornecer um documento prévio à Proforma Invoice (Quotation), e com o aceite das condições, o Exportador envia a Proforma Invoice.

A Proforma Invoice, por ser um documento com natureza contratual, juridicamente, formaliza a negociação.