O Diretor de Gestão e Tecnologia da Informação do CONSELHO NACIONAL DE DESENVOLVIMENTO CIENTÍFICO E TECNOLÓGICO - CNPq, no uso das atribuições que lhe são conferidas no Estatuto aprovado pelo Decreto nº 8.866 de 03/10/2016 e pela Portaria CNPq nº 515 de 17 de dezembro de 2013, e

considerando a legislação federal incidente na gestão e fiscalização de contratos, bem como as normas do CNPq aplicáveis à matéria. [i]

R E S O L V E:

Estabelecer competências, atribuições, prazos, funções e responsabilidades setoriais necessárias à gestão administrativa de Contratos, Termos Aditivos e demais instrumentos congêneres, firmados pelo CNPq.

1. Competências do Serviço de Gestão de Contratos - SEGES

1.1. Gerais:

Compete ao SEGES desenvolver, planejar, coordenar e controlar as ações concernentes aos serviços de apoio administrativo, compreendendo a gestão e o acompanhamento dos contratos públicos celebrados no âmbito do CNPq.

1.2. Específicas:

a) acompanhar e controlar a execução dos contratos administrativos, zelando em conjunto com seus gestores e/ou fiscais do contrato, pela pronta execução destes;

b) controlar e zelar pela vigência dos contratos de serviço contínuo, em havendo interesse administrativo, instruir os autos e encaminhá-los à Coordenação de Recursos Logísticos (COLOG) para que promova a renovação contratual, caso contrário, comunicá-la, a fim de deflagrar a realização de novo certame licitatório visando nova contratação com estrita observância dos prazos legais que regem a matéria;

c) formalizar procedimentos relativos a repactuação, reajuste, alteração, reequilíbrio, prorrogação, extinção dos contratos, dentre outras, com vista a assegurar o cumprimento das cláusulas avençadas e a solução de problemas relativos ao objeto;

d) realizar a publicação na imprensa oficial, dos contratos e termos aditivos, observando os prazos legais;

e) cientificar à coordenação de gestão orçamentária e financeira, quando da celebração e do encerramento dos contratos;

f) cientificar ao gestor de conta vinculada, quando da celebração de contratos e termos aditivos referentes a mão de obra;

g) requerer, acompanhar, controlar, fiscalizar, e zelar pelas garantia contratuais referente às contratações de obras, serviços e compras prestadas ao CNPq, comunicando à Coordenação de Gestão Orçamentária e Financeira (COFIN) a movimentação destas;

h) fiscalizar o recebimento, conferência, aceite e atesto das faturas de serviços encaminhadas para pagamento;

i) acompanhar e controlar os pagamentos dos contratos de prestação de serviços de natureza contínua, primando pelo fiel cumprimento do disposto nos art. 36 do Decreto nº 93.872/86, que trata da liquidação da despesa;

j) notificar a contratada quando da ocorrência de eventuais atrasos e imperfeições na execução de contratos, fixando prazo para sanar correções, quando solicitado pelo gestor e/ou fiscal;

k) instruir processo autônomo visando adotar as medidas cabíveis para aplicação da penalidade, no caso de descumprimento de contrato pelas empresas, bem como encaminhá-lo à autorização pela autoridade competente;

l) observar para que todos os contratos continuados tenham um gestor/fiscal designado por meio de Ordem Interna;      

m) autuar e submeter à autoridade competente,  processo de cobrança de dívida, quando esgotada a cobrança administrativa no âmbito SEGES, em favor do erário pelas empresas contratadas;

n) disponibilizar e manter atualizadas no Portal do CNPq, as informações referentes aos terceirizados, prestadores de serviços de mão de obra exclusiva neste Conselho, decorrentes das contratos administrativos;

o) elaborar mensalmente o relatório analítico dos contratos geridos pelo SEGES, submetendo-o à COLOG, visando subsidiar a elaboração do relatório gerencial;

p) auxiliar o(a) Coordenador(a) de Recursos Logísticos nos assuntos pertinentes a sua área de atuação;

q) zelar pelo cumprimento das normas relativas às atividades de competência do SEGES.

2. Competências do Gestor de Contratos

2.1. Gerais:

Compete ao gestor do contrato, fiscalizar, acompanhar e coordenar a execução do objeto contratado, bem como coordenar as atividades relacionadas à fiscalização técnica, administrativa, setorial e pelo público usuário, bem como dos atos preparatórios à instrução processual e ao encaminhamento da documentação pertinente ao setor de contratos para formalização dos procedimentos quanto aos aspectos que envolvam a prorrogação, alteração, reequilíbrio, pagamento, eventual aplicação de sanções, extinção dos contratos, dentre outros.

2.2. Específicas:

a) coordenar e acompanhar as atividades do(s) fiscal(ais) de contrato quando houver, sendo co-responsável por todos seus atos, disponibilizando os recursos necessários à fiscalização;

b) convocar a realização da reunião inicial da execução dos serviços da contratada com a participação dos fiscais envolvidos, de representante da contratada e dos demais intervenientes por ele identificado, cujos assuntos tratados devem ser registrados em ata;

c) solicitar junto à empresa, antes do início da prestação dos serviços, a indicação formal do preposto, em cujo instrumento deverá constar expressamente os poderes e deveres em relação à execução do objeto;

d) realizar, se for o caso, reuniões periódicas com o preposto, de modo a garantir a qualidade da execução e os resultados previstos para a prestação dos serviços;

e) registrar no processo de fiscalização, as ocorrências acerca da execução contratual, durante toda a vigência da prestação dos serviços, cabendo ao gestor e fiscais, observadas suas atribuições, a adoção das providências necessárias ao fiel cumprimento das cláusulas contratuais, conforme o disposto nos § 1º e 2º do art. 67 da lei nº 8.666, de 1993;

f) elaborar, quando do encerramento do contrato, relatório final acerca das ocorrências da fase de execução do contrato, após a conclusão da prestação do serviço, para ser utilizado como fonte de informações para as futuras contratações;

g) encaminhar formalmente as Ordens de Serviços ao preposto da contratada, bem como realizar o recebimento provisório e/ou definitivo dos Serviços, quando couber, de acordo com as normas pertinentes;

h) gerir a execução do contrato, no que tange a quantidade, qualidade, preço e prazos, interagindo diretamente com a contratada, determinando o que for necessário à fiel execução contratual;

i) receber e conferir a conformidade do documento fiscal de serviços emitida pela contratada e atestá-la, com base nas exigências e prazos estabelecido em contrato;

j) manter instrumento de controle de gerenciamento mensal, contendo registros formais de todas as ocorrências positivas e negativas da execução do contrato, por ordem histórica, nos quais devem compreender a mensuração dos aspectos, estabelecidos nos artigos 47 ao 50 da Instrução Normativa nº 05/5017 SEGES/MPDG e respectivas alterações;

k) proceder junto às empresas, quando das prorrogações contratuais, negociação dos preços contratados, visto atender ao disposto item 09 do anexo IX da nº 05/5017 e respectivas alterações, ou quando o mercado exigir;

l) encaminhar, com base na documentação contida nos instrumentos de controle e de gerenciamento do contrato e nos princípios da manutenção da necessidade, economicidade e oportunidade da contratação, a solicitação de prorrogação contratual, devidamente motivada, com no mínimo 06 (seis) meses de antecedência do fim da vigência, na qual deverá conter manifestação quanto aos requisitos necessários para avaliação pela Procuradoria Federal junto ao CNPq (PF/CNPq);

m) solicitar à COLOG, com antecedência mínima de 8 meses da data do encerramento da vigência contratual, a abertura de novo processo licitatório;

n) solicitar, motivadamente, a alteração, o acréscimo e supressões contratuais;

o) propor, justificadamente, ao SEGES, a rescisão contratual de acordo com a legislação específica;

p) analisar e manifestar-se, quando do pedido de alteração contratual pela empresa, inclusive quando da solicitação de alteração de percentual de tributos,  mudança de denominação social ou CNPJ;

q) acompanhar a manutenção das condições iniciais de habilitação da contratada, para que no caso inadimplência, proceda à notificação à empresa;

r) notificar a contratada, quando das irregularidades cometidas na execução do contrato, propondo justificadamente, a penalidade a ser aplicada, ressalvados o contraditório e a ampla defesa;

s) encaminhar ao SEGES, solicitação de aplicação de penalidade, com a devida motivação e amparo legal, para que seja autuado processo autônomo para finalidade, respeitando o direito à ampla defesa e contraditório;

t) posicionar-se no tempo assinalado, quando do atendimento às recomendações aos pareceres emitidos pela PF/CNPq;

u) operacionalizar a garantia de assistência técnica dos equipamentos, peças ou serviços, conforme o estabelecido no instrumento contratual;

v) prestar informações, quando solicitado pelos órgãos de controle, a respeito dos contratos sob sua gestão;

w) prestar informações,  em tempo assinalado, quando solicitado pelo SEGES, visando subsidiar as tomadas de decisões;

x) receber, analisar e encaminhar parecer, quanto a eventuais glosas nos pagamentos devidos à contratada.

y) emitir Atestado de Capacidade Técnica, quando solicitado pela contratada.

2.2.1. Durante sua faltas e impedimentos legais, as competências do gestor serão atribuídas ao gestor substituto.

2.3. Específicas no caso de Contratos com Regime de Dedicação Exclusiva de Mão de Obra:

a) acompanhar e zelar para que a contratada efetue os devidos pagamentos aos colaboradores, bem como das verbas trabalhistas e encargos previdenciários resultantes da execução dos contratos, comunicando à COLOG, quaisquer irregularidades, em estrita observância ao que determina da Lei de Licitações e demais normas que regem a matéria.

b) compor o processo de fiscalização, no primeiro mês da contratação, com os documentos abaixo especificados:

1. relação dos empregados, contendo nome completo, cargo ou função, salário, benefícios recebidos, horário do posto de trabalho, números da carteira de identidade (RG) e da inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), com indicação dos responsáveis técnicos pela execução dos serviços, quando for o caso;
2. cópia das Carteiras de Trabalho e Previdência Social (CTPS) dos empregados admitidos e dos responsáveis técnicos pela execução dos serviços, quando for o caso, devidamente assinada pela contratada;
3. exames médicos admissionais dos empregados da contratada que prestarão os serviços;
4. Declaração de responsabilidade exclusiva da contratada sobre a quitação dos encargos trabalhistas e sociais decorrentes do contrato.     

c) compor o processo de fiscalização, quando da solicitação do pagamento das faturas referentes à prestação de serviços, com no mínimo os seguintes documentos:

1. planilha contendo a relação dos empregados, contendo nome completo, cargo ou função, salário do mês de referência  benefícios recebidos, horário do posto de trabalho, números da carteira de identidade (RG) e da inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF);
2. cópia da folha de pagamento analítica, em que conste como tomador o órgão ou entidade contratante;
3. cópia dos contracheques dos empregados ou, ainda, quando necessário, cópia de recibos de depósitos bancários;
4. comprovantes de entrega de benefício vale-alimentação, a que estiver obrigada por força de lei ou de Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho;
5. comprovantes de entrega de benefício vale-transporte, a que estiver obrigada por força de lei ou de Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho;
6. relação de funcionários não optantes pelo vale-transporte;
7. comprovante de pagamento plano de saúde ao(s) Sindicato(s), caso previsto no contrato;
8. Guia de Recolhimento de Previdência Social/INSS - GPS, com autenticação mecânica ou comprovante de recolhimento bancário;
9. comprovante de Declaração das Contribuições a recolher à Previdência Social SEFIP;
10. relação dos trabalhadores constante do arquivo SEFIP;
11. Guia de Recolhimento do FGTS, com autenticação mecânica ou comprovante de recolhimento bancário;
12. protocolo de envio de Arquivos Conectividade Social (GFIP), com código NRA coincidente ao código constante no arquivo SEFIP.
13. certificado de regularidade do FGTS - CRF;
14. Declaração do Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores - SICAF;
15. Declaração do Cadastro de Informações de Créditos não quitados - CADIN;
16. Certidão Positiva de Débitos Trabalhistas com efeito Negativa - CNDT.

d) compor o processo de fiscalização, quando do fim da vigência do contratual, após o último mês de prestação dos serviços, no prazo definido no contrato, com os seguintes documentos:

1. termos de rescisão dos contratos de trabalho dos empregados prestadores de serviço, devidamente homologados, quando exigível pelo sindicato da categoria;
2. guias de recolhimento da contribuição previdenciária e do FGTS, referentes às rescisões contratuais;
3. extratos dos depósitos efetuados nas contas vinculadas individuais do FGTS de cada empregado dispensado;
4.  exames médicos demissionais dos empregados dispensados.

e) manifestar-se no prazo assinalado pelo SEGES, acerca das solicitações pelas empresas, de majorações de salários e insumos decorrentes de Convenção Coletiva de Trabalho - CCT;

f) fornecer no prazo assinalado pelo Gestor da conta-depósito vinculada:

1. planilha de custo de cada posto de serviço contratado;
2. lista referente ao contrato contendo: nome completo do terceirizado, posto de serviços ocupado, valor do salário, data de admissão no contrato, e quando for o caso, data de demissão.

g) disponibilizar, mensalmente, lista de terceirizados, quando do ateste das notas em prazo hábil para as conferências de valores, a fim de que o Gestor da conta-depósito vinculada possa calcular e informar ao SEGES o valor do provisionamento por terceirizado a cada mês, sem que ocorram atrasos no prazo de pagamento os serviços. 

h) deliberar, no prazo assinalado pelo Gestor da conta-depósito vinculada,  quando dos pedidos pelas empresas das liberações dos valores provisionados na conta-depósito vinculada, quanto à(s):

1. documentação encaminhada pela contratada, a fim de ratificar ou não sua regularidade e veracidade;
2. ocorrências na prestação dos serviços, referentes a pagamentos de verbas rescisórias, de 13º salário, de férias e 1/3 constitucional,  que interfiram na liberação de valores da conta vinculada;
3. possíveis inconsistências dos documentos apresentados pela contratada;
4. liberação de valores provisionados.

i) informar ao Gestor da Conta Vinculada, quando do encerramento do contrato, sobre a regularidade dos pagamentos de rescisão do contrato de trabalho entre a empresa e o terceirizado, ao final do contrato administrativo com este CNPq.

3. Disposições Finais

3.1. As normas contidas nesta Instrução de Serviço aplicam-se aos contratos administrativos geridos pelo Serviço de Gestão de Contratos.

3.2. Nos casos omissos nesta Instrução de Serviço, deverão ser observados os dispositivos legais aplicáveis à matéria.

3.3. O estabelecido na presente IS não exime o gestor de contrato de cumprir as demais normas que regem a matéria.

3.4. Esta Instrução de Serviço entra em vigência na data da sua publicação.

Brasília, 18 de julho de 2019.
 

MANOEL DA SILVA
Diretor de Gestão e Tecnologia da Informação - DGTI

Ref. 01300.002473/2019-48

GLOSSÁRIO

Para efeito desta norma, nos termos da Instrução Normativa nº 05/2017- MPDG e suas alterações; doutrina e demais normas pertinentes, entendem-se por:

SEGES - Serviço de Gestão de Contratos - Unidade subordinada à Diretoria de Gestão e Tecnologia da Informação - DGTI/ Coordenação Geral de Administração e Finanças - CGADM/ Coordenação de Recursos Logísticos - COLOG;

DGTI - Diretoria de Gestão e Tecnologia da Informação - cujas competências encontram-se estabelecidas na Portaria CNPq nº 515/2013;

CGADM - Coordenação Geral de Administração e Finanças - cujas competências encontram-se estabelecidas na Ordem Interna CNPq nº 013/2014;

COLOG - Coordenação de Recursos Logísticos - COLOG - cujas competências encontram-se estabelecidas na OI-DAD-040/2007;

Gestão administrativa dos contratos - consiste na formalização dos procedimentos relativos a repactuação, alteração, reequilíbrio, prorrogação, pagamento, eventual aplicação de sanções, extinção dos contratos, dentre outras, com vista a assegurar o cumprimento das cláusulas avençadas e a solução de problemas relativos ao objeto;

Gestor de Contratos - são os servidores indicados pelas autoridades competentes, representante da Administração para fiscalizar, acompanhar e coordenar a execução do objeto contratado, o qual deve agir de forma pró-ativa e preventiva, observar o cumprimento, pela contratada, das regras previstas no instrumento contratual e, ainda, buscar os resultados esperados no ajuste e trazer benefícios e economia para a Administração.

Gestor Substituto de Contratos - Servidor designado para substituir o gestor durante suas faltas e impedimentos legais.

Gestão da Execução do Contrato - atividade a cargo do gestor de contratos, que consiste na coordenação das atividades relacionadas à fiscalização técnica, administrativa, setorial e pelo público usuário, bem como dos atos preparatórios à instrução processual e ao encaminhamento da documentação pertinente ao setor de contratos para formalização dos procedimentos quanto aos aspectos que envolvam a prorrogação, alteração, reequilíbrio, pagamento, eventual aplicação de sanções, extinção dos contratos, dentre outros;

Fiscal Técnico - Fiscal designado para realização da fiscalização técnica, nos termos do artigo 48 da Instrução Normativa nº 05/2017- MPDG e suas alterações;

Fiscal Administrativo - Fiscal designado para realização da fiscalização administrativa, nos termos do artigo 48 da Instrução Normativa nº 05/2017- MPDG e suas alterações;

Fiscalização Técnica - é o acompanhamento com o objetivo de avaliar a execução do objeto nos moldes contratados e, se for o caso, aferir se a quantidade, qualidade, tempo e modo da prestação dos serviços estão compatíveis com os indicadores de níveis mínimos de desempenho estipulados no ato convocatório, para efeito de pagamento conforme o resultado, podendo ser auxiliado pela fiscalização pelo Publico Usuário;

Fiscalização Administrativa - é o acompanhamento dos aspectos administrativos da execução dos serviços nos contratos com regime de dedicação exclusiva de mão de obra quanto às obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas, bem como quanto às providências tempestivas nos casos de inadimplemento;

Fiscalização Setorial - é o acompanhamento da execução do contrato nos aspectos técnicos ou administrativos, quando a prestação dos serviços ocorrer concomitantemente em setores distintos ou em unidades desconcentradas de um mesmo órgão ou entidade;

Contrato Administrativo - Todo e qualquer ajuste entre órgãos ou entidades da Administração Pública e particular, em que haja um acordo de vontades para a formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas;

Termo Aditivo - instrumento utilizado para alterar contratos, cuja modificação esteja autorizada em lei;

Planilha de Custos e Formação de Preços - documento a ser utilizado para detalhar os componentes de custo que incidem na formação do preço dos serviços, podendo ser adequado pela Administração em função das peculiaridades dos serviços a que se destina, no caso de serviços continuados;

Insumos - uniformes, materiais, utensílios, suprimentos, máquinas, equipamentos, entre outros, utilizados diretamente na execução dos serviços;
Benefícios Mensais e Diários - benefícios concedidos ao empregado, estabelecidos em legislação, Acordo ou Convenção Coletiva, tais como os relativos a transporte, auxílio-alimentação, assistência médica e familiar, seguro de vida, invalidez, funeral, dentre outros.

Encargos Sociais e Trabalhistas - custos de mão de obra decorrentes da legislação trabalhista e previdenciária, estimados em função das ocorrências verificadas na empresa e das peculiaridades da contratação, calculados mediante incidência percentual sobre a remuneração;

Apostila - Formalização de alterações decorrentes de aplicação de reajuste, de atualizações, compensações previsto no próprio contrato, decorrentes das condições de pagamento nele previstas, bem como, nos casos de empenho e dotações orçamentárias suplementares;

Repactuação - forma de manutenção do equilíbrio econômico-financeiro do contrato que deve ser utilizada para serviços continuados com dedicação exclusiva da mão de obra, por meio da análise da variação dos custos contratuais, devendo estar prevista no ato convocatório com data vinculada à apresentação das propostas, para os custos decorrentes do mercado, e com data vinculada ao Acordo ou à Convenção Coletiva ao qual o orçamento esteja vinculado, para os custos decorrentes da mão de obra;

Reajuste - decorre da variação efetiva do custo de produção, conforme preceituado no inciso XI do art. 40 da Lei 8.666, de 1993, podendo ser registrado por simples apostila. Somente pode ocorrer mediante previsão no edital e contrato, decorridos, no mínimo, 12 (doze) meses da data da proposta ou assinatura contratual.

Reequilíbrio econômico e financeiro - procedimento previsto na alínea ¿d¿ do inciso II do art. 65 da Lei 8.666, de 1993, cuja finalidade é recompor o equilíbrio econômico-financeiro do contrato ante a ocorrência de fatos imprevisíveis ou previsíveis com conseqüências incalculáveis. Deve ser formalizado por meio termo aditivo.

Garantia Contratual - seguro que garante o fiel cumprimento das obrigações assumidas por empresas em licitações e contratos, na forma da lei.

Glosa - eventual cancelamento, parcial ou total, de valores ou parcelas indevidas.

Rescisão administrativa - corresponde à rescisão unilateral do contrato, nos casos previstos nos incisos. I a XII e XVII do artigo 77 da lei nº 8.666/93;

Rescisão consensual - também chamada de rescisão amigável, está prevista no art. 79, II, do estatuto licitatório. Nessa rescisão, as partes contratantes vão acertar os respectivos direitos e a disposição dos bens utilizados na execução do contrato. Este acerto recebe o nome de distrato e sua celebração depende de prévia autorização justificada da autoridade competente (art. 79, § 1°);

Rescisão judicial - o fundamento do pedido de rescisão judicial é, essencialmente, o inadimplemento. Uma parte descumpre suas obrigações e dá ensejo à outra de pleitear judicialmente a rescisão e o ressarcimento correspondente. Para o contratado, essa via é obrigatória sempre que desejar pôr fim ao vínculo, em razão do inadimplemento da Administração Pública contratante, como são, entre outras, as hipóteses previstas nos incisos XIV, XV e XVI do art. 78 do estatuto federal licitatório. Para a contratante, essa via é, em tese, facultativa. Ela pode valer-se da rescisão administrativa. Mas, nada impede que o contratado finque seu pedido na ilegalidade do contrato ou que a Administração Pública embase sua petição na ilegalidade do ajuste ou no interesse público.