O Presidente Substituto do CONSELHO NACIONAL DE DESENVOLVIMENTO CIENTÍFICO E TECNOLÓGICO - CNPq, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo Estatuto aprovado pelo Decreto nº 7.899, de 4 de fevereiro de 2013, e em conformidade com decisão do Comitê de Segurança da Informação e Comunicações em sua 17ª (décima sétima) reunião de 04/09/2015,

R E S O L V E:

Estabelecer procedimentos para assinatura e envio de correspondência institucional.

1. Conceituação

Para os efeitos desta Instrução de Serviço conceitua-se:

Correspondência Institucional¿ expediente dirigido a entidade jurídica de qualquer natureza ou pessoa física, utilizando-se dos seguintes meios: ofícios, cartas, telegramas ou mensagens eletrônicas.

Caixa Postal Institucional¿ é o endereço pertencente ao domínio @cnpq.br composto pela sigla ou por uma função da unidade organizacional.

Caixa Postal Individual ¿ é o endereço pertencente ao domínio @cnpq.br atribuído a uma pessoa física.

Caixa Postal de Serviço¿ é o endereço pertencente ao domínio @cnpq.br atribuído a uma atividade específica, exercida no âmbito de uma unidade organizacional ou por um grupo de trabalho.

Mensagem em Massa¿ envio de correspondência institucional eletrônica a grupos de pessoas e/ou de instituições.

2. Correspondência por meio não eletrônico

2.1. São competentes para assinar e expedir correspondência institucional, por meio não eletrônico, para autoridades de hierarquia equivalente de instituições públicas e privadas, os ocupantes dos seguintes cargos em comissão do Grupo Direção e Assessoramento Superiores (DAS) no CNPq::

- Presidente;

- Diretor;

- Chefe de Gabinete;

- Auditor-Chefe;

- Procurador-Chefe;

- Coordenador Geral;

- Coordenador;

- Ouvidor; e

- Chefe de Serviço.

2.2. A expedição de correspondência institucional, por meio não eletrônico, só é permitida aos Assessores, Assistentes, Técnicos e demais servidores, quando previamente delegada pelasautoridades competentes definidas no item 2.1ou em conjunto com estas.

3. Correspondência por meio eletrônico

3.1. São competentes para encaminhar correspondência institucional, por meio eletrônico, as autoridades definidas no item 2.1.

3.2. As correspondências institucionais recebidas na caixa postal individual deverão ser respondidas com cópia à caixa postal institucional.

3.3. Na assinatura da correspondência institucional deverão constar a identificação e contatos da unidade organizacional responsável, na forma definida na Resolução Normativa que estabelece as regras para o uso do correio eletrônico corporativo.

3.4. Compete à Coordenação de Comunicação Social (COCOM) a gestão de mensagens em massa. 

3.4.1. O envio de mensagens em massa será feito a partir de demanda das autoridades definidas no item 2.1 desta IS à COCOM.

3.4.2. Na solicitação de envio de mensagem em massa, deverão ser informados o texto da mensagem a ser enviada, a justificativa e os documentos a serem anexados, quando for o caso, e para quais grupos de usuários e/ou de instituições será enviada a correspondência.

3.4.3. Compete à COCOM proceder à revisão e adequação do texto final da correspondência, e após a aprovação formal do texto da mensagem pela autoridade responsável pela comunicação, o envio à CGETI para que esta efetue os procedimentos técnicos de transmissão da mensagem.

3.4.4. Toda mensagem em massa deverá ser enviada a partir da caixa postal institucional.

4. Disposições Finais

4.1. Toda correspondência institucional deverá observar as normas técnicas e os padrões estabelecidos no Manual de Redação da Presidência da República e no Manual de Identidade Visual do CNPq.

4.2. Compete à COCOM manter atualizada e disponível, na INTERNET, a relação de caixas postais institucionais.

4.3. As dúvidas surgidas na aplicação desta Instrução de Serviço serão dirimidas pelo(a) Chefe de Gabinete quando se tratar de situação específica, ou pelo Comitê de Segurança das Informações e Comunicações, quando se tratar de casos omissos.

4.4. Esta Instrução de Serviço entra em vigor a partir da data da sua assinatura e ficam revogadas a IS-018/2004 e todas as demais disposições em contrário.

Brasília, 10 de setembro de 2015.

LUIZ ALBERTO HORTA BARBOSA
Presidente Substituto
PO-381/2014